Mehmet KARİP
Birim Müdürü

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE BAĞLI SERVİSLERİ

    1)  İl Genel Meclisi İşleri Servisi,

    2)  İl Encümeni İşleri Servisi,

    3)  Genel Evrak Kayıt Servisi,

    4)  Genel Arşiv Servisi.

     20.1 İl Genel Meclisi İşleri Servisi

• İl Genel Meclisi Üyelerinin kayıt işlemlerini yürütmek,
• İl Genel Meclisinde görüşülmek üzere teklif edilen evrakların meclis gündemine alınması ile ilgili iş ve işlemleri yapmak
• İl Genel Meclisi gündeminin üyelere tebliği, çeşitli yollarla ilan edilmesini sağlamak,
• İl Genel Meclisinin karar alması halinde; İl Genel Meclisi  görüşmelerinin sesli ve/veya görüntülü kayıt cihazlarıyla kaydının yapılmasını sağlamak ve kayıtlarını arşivlemek,
• Ses kayıtlarını çözerek yazılı tutanak haline getirmek ve Meclis Başkanlık Divanına imzalatmak.
• Tutanaklara uygun olarak meclis kararlarını yazmak ve Meclis Başkanlık Divanına imzalatmak,
• İl Genel Meclis kararlarının Valilik Makamına gönderilmesini sağlamak,
• Kesinleşen meclis kararlarının ilgili birimlere ulaştırılması ve çeşitli yollarla ilan edilmesini sağlamak,
• İl Genel Meclisince komisyonlara havale edilen teklif ve önergelerin komisyonlara iletilmesini sağlamak,
• Komisyonlarca düzenlenen rapor ve eklerinin çoğaltılarak meclis üyeleri ile ilgililere dağıtımını sağlamak,
• Meclis kararları, toplantı tutanakları ve komisyon raporlarının arşivlenmesini sağlamak,
• Yıl sonunda İl Genel Meclisi kararlarının toplu olarak ciltlenerek defter haline getirilmesini sağlamak. Elektronik ortamda “karar organları” modülünü  kullanarak Meclis Kararlarının kayıt işlemini yapmak,
• Meclis Üyelerinin huzur haklarının ödenmesiyle ilgili işlemleri yapmak,
• Meclis Divanının çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,
• Servisin görev alanına giren / girebilecek ilgili diğer işlemleri ve yazışmaları yapmak,
• Servisin yazışma iş ve işlemlerinin dosyalanması, muhafazası, arşivlenmesini sağlamak,
• İl Genel Meclisi ile ilgili İçişleri Bakanlığının Tamim ve Genelgelerinin takibi ile tetkiki ve uygulamasını sağlamak,
• Meclis Toplantı Salonunun düzenlenmesi, denetlenmesi ve toplantıya hazır hale getirilmesini sağlatmak,

      20.2 İl Encümeni İşleri Servisi

• İl Encümen gündeminin hazırlanması ve toplantı öncesi üyelere ulaşmasını sağlamak,
• Araştırma, inceleme, eksiklik ve benzeri nedenlerle daha sonra görüşülmek üzere incelemeye alınan tekliflerin seyrini takip etmek,
• Gündem ile ilgili olarak gelen rapor ve benzeri dokümanın çoğaltılmasını, üyelere ve ilgililere dağıtılmasını sağlamak ve takip etmek,
• Yıl sonunda İl Encümeni kararlarının toplu olarak ciltlenerek defter haline getirilmesini sağlamak. Elektronik ortamda “karar organları” modülünü  kullanarak Encümen Kararlarının kayıt işlemini yapmak,
• İl Encümenince alınan kararların yazılması, başkan ve üyelere imzalatılmasını sağlamak,
• İşlemi tamamlanan Encümen kararlarının ilgili iç ve dış birimlere iletilmesini sağlamak,
• İl Encümeni kararlarının arşivlenmesini sağlamak,
• 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre İl Encümenince ihalesi yapılacak olan işlerde, Birim Müdürlükleri tarafından eksiksiz olarak hazırlanan İhale İşlem dosyaları ile ilgili alınan ihale kararlarını ilgili birime bildirmek,
• İl Encümen üyeleri ödeneklerinin ödenmesiyle ilgili işlemleri takip etmek,
• İl Encümeni ile ilgili olabilecek genelge ve diğer mevzuatın takibi, tetkiki ve uygulamasını sağlamak,
• Encümen Toplantı Salonunun düzenlenmesi, denetlenmesi ve toplantıya hazır hale getirilmesini sağlatmak,
• Servisin görev alanına giren / girebilecek ilgili diğer işlemleri ve yazışmaları yapmak,
• Servisin yazışma iş ve işlemlerinin dosyalanması, muhafazası ve arşivlenmesini sağlamak,

20.3 Genel Evrak  Kayıt  Servisi

• Evrak kayıt servisine gelen her türlü evrakı kayda almak, yetkili amire havale ettirilerek ilgili birimlere teslim etmek, giden evrakların kaydını yapmak ve ilgili yerlere posta veya elden zimmetli teslim etmek,
• Posta zarflı gelen evraklar üzerinde gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel gibi gizlilik dereceli veya normal evrakları tasnif etmek, üzerindeki adres itibariyle gelen evrakın kuruma ait olup olmadığını kontrol etmek,
• Gizli, Çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel işaretli zarfların açılmadan ilgili birimlere teslim edilmesini sağlamak,
• Gizli, çok gizli evraklara iki suret olmak üzere gizli teslim senedi düzenlemek ve aslı evrak tesliminde teslim alanın adı soyadı, imzasını almak, bir nüshası senedi hazırlayan birimce muhafaza edilmek üzere bu birime vermek,
• Gizlilik dereceli yazıların kayıt ve sayı verme işlemlerini zarf ve ayrı bir evrak üzerine yapmak,
• Gelen Evrakın tarihi, sayısı, eki ve imzasının olup olmadığını kontrol etmek,
• Gelen faksların normal evrak gibi kayıt işlemine tabi tutmak,
• Acele, çok acele, günlü, iadeli taahhütlü, resmi taahhütlü ve acele posta servisi ile gönderilecek evrakları süresinde ve günlük olarak göndermek,
• Gelen evrakları bilgisayar ortamında kaydetmek,
• Kayıt yapılacak defterleri numaralandırma, mühürleme ve son sayfalarını yetkili amire imzalatmak,

20.4 Genel Arşiv Servisi:  

• Kurum arşiviyle ilgili iş ve işlemleri yasal mevzuat çerçevesinde yürütmek arşiv yönetmeliği, dosya tasnif ve saklama planlarını hazırlamak, güncellemek ve  uygulanmasını sağlamak.
• Kurum arşivine birimlerce verilen evrakları teslim almak ve muhafaza etmek.
• Süresi dolan evrakların yasal mevzuat çerçevesinde ayıklama ve imhasını sağlamak